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Neue Studie von Pitney Bowes untersucht Einsparpotenzial bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung


 


Eine aktuelle Studie von Pitney Bowes Management Services (PBMS), die Outsourcing Division von Pitney Bowes, zeigt, wie Unternehmen ihre Kosten mit Hilfe von elektronischer Rechnungsverarbeitung senken können. Laut der Studie lassen sich die typischen Verarbeitungskosten von 13,00 Euro pro Rechnung in mittelständischen und Großunternehmen durch Digitalisierung und Datenextraktion bei Rechnungseingang auf 6,50 Euro pro Rechnung reduzieren.

Pitney Bowes erhob für die europaweite Studie Daten von Unternehmen, die Digitalisierung und Datenextraktion über einen Outsourcing-Anbieter zu einem Festpreis pro Rechnungsposten abwickeln lassen. In der Studie wird deutlich, dass mittelständische und Großunternehmen in Europa die Kosten der Rechnungsverarbeitung dank Digitalisierung um nahezu 30 Milliarden Euro pro Jahr senken könnten. Das höchste nationale Einsparspotenzial hat Deutschland mit 6,11 Milliarden Euro, dicht gefolgt von Großbritannien mit 5,50 Milliarden Euro und Frankreich mit 4,18 Milliarden Euro.

Trotz dieser hohen Einsparmöglichkeiten liegt die Nutzung der elektronischen Rechnungsverarbeitung in Europa heute bei unter 10 Prozent. Die wichtigsten Ursachen für die geringe Umsetzung sind die Vielfalt an Dokumenttypen, die unterschiedlichen Datenformate und die vielen möglichen Kommunikationskanäle. Daher ist der Schlüssel für zukunftsorientierte Unternehmen ein Hybridsystem, das auf sämtliche Dokumenten-, Daten- und Kanalformate ausgelegt ist, wie beispielsweise die automatische Rechnungsverarbeitung von Pitney Bowes. Damit werden standardisierte, digitale Datenströme direkt an die jeweilige Abteilung übermittelt – unabhängig davon, ob die Lieferanten Rechnungen per Post, in elektronischer Form oder über eine EDI-Lösung schicken.

Checkliste für die Einführung von elektronischer Rechnungsverarbeitung

Pitney Bowes hat für Unternehmen Empfehlungen zusammengestellt, die eine kostengünstige und sinnvolle Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung ermöglichen:

  • Einführung einer Hybridlösung, die für unterschiedliche Dokument- und Datenformate sowie unterschiedliche Kommunikationskanäle geeignet ist
  • Graduelle Migration zur elektronischen Rechnungsverarbeitung
  • Integration eines digitalen Archivierungssystems als strategischer Bestandteil der elektronischen Rechnungsverarbeitung
  • Suche nach Sponsoren unter den Führungskräften und/oder Vorstandsmitgliedern
  • Suche nach einer Lösung, die keine Kompletterneuerung der vorhandenen Systeme erfordert
  • Partnerschaft mit Experten auf dem Gebiet des Dokumenten- und Workflow- Managements, die die Situation im Unternehmen untersuchen, das Unternehmen sachkundig beraten und eine auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Lösung implementieren können

Beschleunigte Rechnungsverarbeitung

Neben Digitalisierung und Datenextraktion bei eingehenden Rechnungen bietet die elektronische Rechnungsverarbeitung auch die Möglichkeit, Debitorenrechnungen im vom Kunden gewünschten Format an diesen zu übermitteln – also gedruckt, in elektronischer Form oder als elektronische Rechnung. Dank Digitalisierung, zentralisiertem Workflow und Archivierung können so Standardprozesse beschleunigt und eine Datenschnittstelle für alle Rechnungen bereitgestellt werden, unabhängig davon, welches Kommunikationskanal für die Übermittlung verwendet wird. Unternehmen können damit die Verwaltung ihrer Kundenkommunikation verbessern, Kosten einsparen, ihren Cashflow optimieren und den internen Datenzugriff effizienter gestalten.

Dies zeigte sich auch bei Chevrolet: „Wir bei Chevrolet haben unsere Debitorenprozesse im Rahmen einer Partnerschaft mit Pitney Bowes automatisiert. Pitney Bowes stellt uns eine Plattform zur Verfügung, die unser Unternehmen schnell und einfach mit den Autohändlern verbindet“, so Ulrich Gold, Finanz- und Administrationschef bei Chevrolet. „Es ist klar, dass Geschwindigkeit in der Lieferkette ein Key Faktor ist. Daher haben wir als Rechnungsverarbeitungssystem eine Hybridlösung implementiert. Nun stehen die Rechnungen mit dem Druck unseren Händlern zur Verfügung und diese können ihre Kalkulationen, Endkundenangebote und Rechnungen unmittelbar ausfertigen. Ein deutlicher Gewinn für den Cashflow.“

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