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Arrival Einschreiben von Pitney Bowes: Revisionssicheres und transparentes Handling von Einschreiben

  • 14/05/2009, Heppenheim

  • Pitney Bowes, Weltmarktführer im Bereich Postbearbeitung, hat mit Arrival Einschreiben eine Lösung entwickelt, die die Bearbeitung von Einschreiben und damit den Fluss der Eingangspost beschleunigt.

 

Herzstück des Systems ist ein Stativ-Laser-Scanner, der durch einen Handscanner sowie ein intuitives Softwareprogramm ergänzt wird. Kunden wie beispielsweise die Technische Universität München nutzen Arrival Einschreiben bereits.

Das Einschreiben schafft Rechtssicherheit und wird heute besonders im Finanz-, Versicherungs- und juristischen Sektor zur Fristwahrung verwendet. Solche Poststücke müssen in der Poststelle aufwändig erfasst werden: Zuerst werden alle Einschreiben mit der Einlieferliste abgeglichen, zum Teil auch die Absender- und Empfängerdaten händisch in Listen eingetragen. Abhilfe schafft hier die Lösung Arrival Einschreiben von Pitney Bowes: Mit dem Stativscanner wird zuerst die Einlieferliste der Post erfasst und so die Daten in das Programm importiert. Danach scannt man mit dem Handgerät die Barcodes auf den Umschlägen, die automatisch aus der digitalen Liste gestrichen werden. Fehlen Briefe, kann das anhand der übrig gebliebenen Positionen auf der Liste einfach nachvollzogen werden.

Mit dem System lässt sich aber nicht nur diese Vollständigkeitskontrolle bequem realisieren, es können auch Absender- und Empfängerdaten sowie ein Foto des Poststücks zur Dokumentation des Lieferzustands in die Datenbank aufgenommen werden. Die Adressdaten werden mithilfe einer speziell von Pitney Bowes entwickelten Bilderkennungssoftware (OCR) erkannt und zusammen mit dem Barcode ins System übernommen. Auf Wunsch kann auch ein Liefernachweis erzeugt werden, den der Empfänger unterschreibt. Diese Unterschriften werden wiederum elektronisch erfasst und den schon vorhandenen Informationen zugeordnet. Sie bilden zusammen mit den Bildern der Umschläge ein detailliertes Archiv, das bei Fragen und etwaigen Reklamationen eine schnelle Recherche ermöglicht.

Auch das Versandhandling lässt sich erheblich erleichtern, indem die ausgehenden Einschreiben eingescannt werden. Aus den Informationen erzeugt das System automatisch die originale Einlieferliste der Post, man muss die Briefe also nicht mehr händisch ins Einlieferungsbuch eintragen. Die Vorteile fasst Oliver Eschenbach, Sales Manager GMS Software Central Europe bei Pitney Bowes, so zusammen: "Die papierlose Archivierung der Daten gibt dem Anwender absolute Revisionssicherheit. Zudem vermindert Arrival Einschreiben manuelle Arbeiten und führt so zu einer erheblichen Zeitersparnis und gesteigerter Produktivität in der Poststelle."

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