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HUK-COBURG integriert LFS 400 zur Dokumentenlagerung

  • 14/07/2008, Boppard-Buchholz

  • Das System der Unternehmensgruppe E+P verwaltet mehr als 200.000 Dokumente und schützt diese unter maximalen Sicherheitsvorkehrungen gegen externe Zugriffe.

 

Zur sicheren Lagerung wichtiger Dokumente ihrer Klienten setzt die HUK-COBURG Versicherungsgruppe auf das Lagerführungssystem LFS 400. Das System der Unternehmensgruppe E+P verwaltet mehr als 200.000 dieser Dokumente und schützt diese unter maximalen Sicherheitsvorkehrungen gegen externe Zugriffe. Täglich treffen im Archiv rund 35.000 neue Briefe - der gesamte Schriftverkehr der Versicherungsgruppe - ein. 16 Mitarbeiter bearbeiten und verwalten hier die eingelagerten Unterlagen mit LFS 400 entsprechend den gesetzlichen und konzerninternen Vorgaben. Darüber hinaus setzt die HUK-COBURG das System auch im benachbarten Materiallager zur Lagerführung ein. Insgesamt werden bei der HUK-COBURG 21 neu angeschaffte Shuttles mit LFS 400 verwaltet.

Lagerung ist Vertrauenssache - insbesondere dann, wenn es um höchst vertrauliche Schriftstücke geht. In dem modernsten Lager der Versicherungsbranche, dem Archiv des neuen Logistikzentrums im Norden Coburgs, lagert die HUK-COBURG deshalb seit Herbst 2006 rund 200.000 Kundendokumente mit LFS 400. Dazu gehören bspw. Originalverträge, Gerichtsurteile und andere vertrauliche Dokumente der Klienten. Der gesamte Schriftverkehr der Versicherungsgruppe wird in dem Logistikzentrum durch die Mitarbeiter der Poststelle gescannt. Im Anschluss werden die Originalbelege in weitere Gruppen - Vertrags- und Schadensdokumente - unterteilt und zur Aufbewahrung ins Archiv weitergeleitet. Eingelagert in neun automatischen Shuttlesystemen sind die Unterlagen vor externen Zugriffen geschützt. Wird ein Originaldokument von einem Sachbearbeiter noch einmal benötigt, fordert er es über das Hostsystem an. Das System löst in LFS 400 ein Auslagerauftrag aus. Wichtige Schadensdokumente archiviert die HUKCOBURG langfristig, sonstiger Schriftverkehr wird nach 60 Tagen vernichtet.

Darüber hinaus lagert die HUK-COBURG in einem zweiten, rund 3.000 m² großen zentralen Materiallager mit LFS 400 Papier für den Druck- und Versandservice, Vordrucke, Formulare, Prospekte, Werbeartikel sowie weiteres Verbrauchsmaterial. Zur Verfügung stehen hier rund 2.000 Paletten- und 750 Fachbodenplätze sowie weitere 12 automatische Shuttles mit über 15.000 Plätzen. 12 Angestellte arbeiten in diesem Bereich.

Aufgabenstellung

Vor dem Einsatz von LFS 400 wurden sämtliche Unterlagen nach Datum abgelegt und ausschließlich manuell ohne Softwareunterstützung verwaltet. „Ziel der LFS 400-Integration war es deshalb, eine zuverlässige und dauerhaft verfügbare Archivierung der Kundendaten bzw. Dokumente zu ermöglichen. Eine stabile Systemlösung, maximale Verfügbarkeit und hohe Sicherheitsansprüche mussten daher gewährleistet sein", beschreibt Jörg Fröhlich, Prokurist und Gesellschafter bei E+P, die Projektanforderungen des Archivs.

Die Vorratsbestände im zentralen Materiallager verwaltete die HUKCOBURG früher ausschließlich mit dem Warenwirtschaftssystem MAT 2000. Bis zur Einführung von LFS 400 erfolgte die Kommissionierung der Artikel papiergebunden, eine mobile Datenerfassung war nicht möglich. Neben den Sicherheitsaspekten sollte der LFS 400-Einsatz auch eine deutliche Prozessoptimierung in den Bereichen Kommissionierung, Zugriffsleistung, Wiederbeschaffungszeiten, Inventur und Paketversand erzielen.

Innovative Softwarelösung für die Dokumentenlagerung

Rund 35.000 Briefe treffen täglich in der zentralen Poststelle der HUKCOBURG ein. Diese werden von den Mitarbeitern inhaltlich sortiert, gescannt und zu thematisch gegliederten Stapeln in einer Mappe zusammengefasst. Das sind bis zu 3.000 Mappen pro Tag. Die einzelnen Dokumente einer Mappe verwaltet das übergeordnete Softwaresystem. Sämtliche Mappen werden ohne vorherige Avisierung an LFS 400 übergeben. Durch Scannen des Barcodes einer Mappe wird diese mit einem Einlagerkarton verheiratet und in einem der neun Shuttle eingelagert. Nach 60 Tagen werden die verwahrten Unterlagen vernichtet oder in das Langzeitarchiv - das ebenfalls mit LFS 400 gesteuert wird - umgelagert. In einem Übersichtsmenü des Systems erkennt der Mitarbeiter, wie viele Lagerplätze frei sind, ob zeitgleich zur Einlagerung andere Kartons ausgelagert, in das Langzeitlager verschoben bzw. Dokumente vernichtet werden müssen. LFS 400 prüft parallel zur Einlagerung immer, ob Auslageraufträge vorhanden sind, und vermeidet so zeitintensive, doppelte Arbeitsschritte. Werden Unterlagen angefordert, entnimmt der Mitarbeiter die entsprechenden Kartons mit Mappen aus dem Shuttle und transportiert diese zu einem speziellen Bearbeitungsplatz. Nach dem Scannen des Barcodes auf dem Mappendeckel zeigt LFS 400 dem Mitarbeiter alle Entnahmeaufträge dieser Mappe an. Um die Aktenentnahme zu vereinfachen, übermittelt das Hostsystem MAT 2000 ein  Bild des zu entnehmenden Dokuments an LFS 400. So wird die richtige Dokumententnahme durch den Mitarbeiter sichergestellt. Jeden Tag werden auf diese Weise weit über 700 Mappen entnommen.

Eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten für hohe Sicherheit

Das Besondere bei der Ein- und Auslagerung im Archiv: LFS 400 stellt sicher, dass ausschließlich autorisierte Lagermitarbeiter Zugriff auf die Dokumente haben. Sachbearbeiter der Versicherungsgruppe können nicht direkt auf die Unterlagen zugreifen, sondern müssen einen Auslagerauftrag für das benötigte Dokument auslösen. Nachdem sich der autorisierte Lagermitarbeiter am Shuttle angemeldet hat, werden nur die Tableaus mit Mappen ausgelagert, für die ein Auslagerauftrag vorliegt. Ein Zugriff auf andere Tableaus und damit auch auf andere Mappen ist in diesem Fall nicht möglich. Nach Abschluss der Ein- bzw. Auslagerung fährt das jeweilige Tableau an seinen Platz zurück und das Shuttle verschließt sich automatisch über eine automatische Tür, die manuell nicht geöffnet werden kann. „Für die Dokumentenarchivierung in den Shuttlesystemen haben wir mit der Implementierung von LFS 400 ein wirklich sicheres und effizientes System erworben", freut sich der Projektverantwortliche bei der HUK-COBURG, Marcus Hagl.

Qualitätssicherung im zentralen Materiallager

Im HUK-COBURG-Zentrallager bearbeiten die Mitarbeiter täglich im Durchschnitt 140 Aufträge mit rund 450 Auftragspositionen. Das Material wird den einzelnen Geschäftsstellen bedarfsgerecht bereitgestellt. Pro Tag treffen etwa 15 Wareneingänge ein. Alle Aufträge werden mit Staplern bzw. Transportwagen bearbeitet. Die Artikel kommissionieren die Mitarbeiter mit Staplerterminals, die ebenfalls von E+P geliefert wurden. Das eingesetzte System arbeitet - genau wie die Terminals im Archiv - mit einer grafischen Benutzeroberfläche, die eine Bedienung über Touchscreen ermöglicht. Im Wareneingang wird die vom Hostsystem avisierte Ware von Mitarbeitern gescannt und im Anschluss eingelagert.

Gleichzeitig prüft LFS 400, ob bestimmte Artikel einer Qualitätssicherung unterliegen. Zum Beispiel muss das Druckpapier für eine bestimmte Zeit vor der Verwendung in einem klimatisierten Lager zwischengelagert werden. Dort sind spezielle Temperaturen und definierte Luftfeuchtigkeiten gewährleistet. Durch diese Qualitätssicherung gewährleistet LFS 400, dass der Druck- und Versandservice der Versicherungsgruppe ausschließlich    optimal gelagertes Papier erhält und mögliche Produktionsstörungen im Vorfeld vermieden werden. Die 12 Shuttlesysteme sind ebenfalls direkt an LFS 400 angebunden. Die Shuttles werden für die Ein- und Auslagerung prozessoptimiert gesteuert, Wartezeiten der Mitarbeiter reduzieren sich so auf ein Minimum. Bei der Kommissionierung der teilweise hochwertigen Werbeartikel ermöglicht LFS 400 auch  hier nur zugriffsberechtigte Entnahmen durch autorisierte Mitarbeiter.

Problemlose Integration von LFS 400 bei HUK-COBURG

„Dank der Key-User-Schulung durch die Warehouse-Experten von Ehrhardt + Partner verlief die Inbetriebnahme von LFS 400 problemlos", berichtet Marcus Hagl. Denn bereits im Vorfeld der Softwareimplementierung hatten Mitarbeiter der HUK-COBURG die Gelegenheit, im hauseigenen Lehr-Logistikzentrum von E+P sämtliche Prozesse abzubilden und durchzuspielen. „Ein ausschlaggebender Grund bei der Entscheidung für die Lagerführungssoftware von Ehrhardt + Partner war das gute Preis-Leistungs-Verhältnis", erklärt Hagl weiter. Bei der Projektausschreibung durch die HUK-COBURG setzte sich Ehrhardt + Partner gegen sieben weitere Unternehmen durch. Der international tätige Warehouse-Experte war dabei der einzige Systemanbieter, dessen Lösung auf einer i5-Plattform basiert - ein Alleinstellungsmerkmal, das die HUK-COBURG überzeugte. Den Auftrag der Versicherungsgruppe erhielt E+P im Oktober 2005. Im August 2006 wurde das neu errichtete Archiv in Betrieb genommen, im Lager arbeitet die HUK-COBURG seit Anfang November 2006 mit LFS 400. „Die neue Software wird von unseren Mitarbeitern sehr gut akzeptiert. Unser Tagesgeschäft war deshalb selbst in der Anfangsphase in keinster Weise beeinträchtigt", berichtet Hagl.

Die Ergebnisse im Überblick

Mit LFS 400 erzielt die HUK-COBURG folgende Vorteile:

  • LFS 400 gewährleistet maximale Sicherheit und Verfügbarkeit - mehr als 200.000 vertrauliche Dokumente werden unter maximalen Sicherheitsvorkehrungen gelagert und verwaltet. Lediglich autorisierte Personen haben Zugriff auf die Akten.
  • LFS 400 managt die automatische Langzeitlagerung bzw. termingerechte Vernichtung definierter Dokumente.
  • Im zentralen Materiallager sorgt LFS 400 für eine spürbare Prozessoptimierung. Die Software ermöglicht eine einwandfreie Produktionsversorgung und die problemlose Anbindung der Shuttles.
  • Die Lagerqualität wurde spürbar optimiert: Die von LFS 400 gesteuerte, klimatisierte Lagerung des Papiers stellt bestmögliche Papierqualität und optimale Produktionsvoraussetzungen sicher.
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